Pregled
ORDRSP (Order Response — Odgovor na narudžbu) poruka je odgovor dobavljača na primljenu narudžbenicu (ORDERS). Ona informiše kupca o tome da li je narudžba prihvaćena u cijelosti, djelimično prihvaćena sa izmjenama, ili odbijena. ORDRSP omogućava dobavljaču da komunicira promjene u količinama, cijenama, datumima isporuke ili zamjene proizvoda prije nego što se roba otpremi.
U modernim lancima snabdijevanja, ORDRSP je ključan za usklađivanje očekivanja između kupca i dobavljača. Bez njega, kupac ne zna da li će narudžba biti ispunjena kako je traženo. Sa ORDRSP-om, kupac može odmah reagovati na promjene — ažurirati svoje sisteme planiranja, obavijestiti krajnje kupce o kašnjenjima ili potražiti alternativne dobavljače za odbijene stavke.
ORDRSP poruka podržava tri osnovna scenarija odgovora: potpuno prihvatanje narudžbe bez izmjena, prihvatanje sa izmjenama (zamjena količine, drugačiji datum isporuke, promjena cijene) i potpuno odbijanje narudžbe. Na nivou pojedinačnih stavki, dobavljač može prihvatiti neke stavke a odbiti druge unutar iste narudžbe, pružajući detaljne informacije za svaku stavku.
Struktura poruke
ORDRSP slijedi sličnu strukturu kao ORDERS poruka. Zaglavlje sadrži referencu na originalnu narudžbu, ukupni status odgovora i informacije o strankama. Sekcija detalja navodi svaku stavku sa statusom (prihvaćeno, odbijeno, izmijenjeno) i eventualnim promjenama u odnosu na originalnu narudžbu.
Ključni segmenti
| Segment | Naziv | Namjena |
|---|---|---|
BGM | Početak poruke | Broj odgovora na narudžbu i funkcija dokumenta (potvrda, izmjena, odbijanje) |
DTM | Datum/Vrijeme/Period | Datum odgovora, potvrđeni datum isporuke, revidirani datum isporuke |
RFF | Referenca | Broj originalne narudžbenice na koju se odgovara |
NAD | Ime i adresa | Dobavljač, kupac, mjesto isporuke |
LIN | Stavka | Identifikacija proizvoda sa kodom akcije (prihvaćeno, izmijenjeno, odbijeno) |
QTY | Količina | Potvrđena količina, izmijenjena količina, nedostupna količina |
PRI | Detalji cijene | Potvrđena ili revidirana jedinična cijena |
FTX | Slobodan tekst | Objašnjenje razloga za odbijanje ili izmjenu stavke |
UNT | Završetak poruke | Broj segmenata i referentni broj poruke |
Tipovi odgovora
BGM segment u ORDRSP-u specificira vrstu odgovora koristeći kodove funkcije dokumenta:
- Potpuno prihvatanje (kod 29): Dobavljač prihvata narudžbu u cijelosti bez ikakvih izmjena. Svi artikli, količine, cijene i datumi isporuke su potvrđeni. Ovo je najjednostavniji scenario.
- Prihvatanje sa izmjenama (kod 4): Dobavljač prihvata narudžbu ali sa određenim modifikacijama. Na primjer, smanjena količina zbog ograničenih zaliha, pomjeren datum isporuke ili korigirana cijena. Svaka stavka nosi kod akcije koji označava da li je prihvaćena, izmijenjena ili odbijena.
- Potpuno odbijanje (kod 27): Dobavljač odbija cijelu narudžbu. Razlog odbijanja se obično navodi u FTX segmentu — na primjer, kupac nema odobreni kredit ili su svi traženi proizvodi obustavljeni.
Uobičajeni slučajevi korištenja
- Potvrda narudžbe u maloprodaji: Dobavljač potvrđuje dnevne narudžbe za popunjavanje zaliha, označavajući stavke koje ne može isporučiti zbog privremenog nedostatka na skladištu.
- Zamjena proizvoda: Kada naručeni artikal nije dostupan, dobavljač predlaže alternativni proizvod u ORDRSP-u, navodeći novi GTIN i eventualnu razliku u cijeni.
- Djelimična isporuka: Dobavljač potvrđuje manji broj komada od naručenog i obavještava kupca o očekivanom datumu za preostalu količinu.
- Automatska obrada: ERP sistemi kupca automatski ažuriraju narudžbe na osnovu primljenog ORDRSP-a, prilagođavajući očekivane prijeme i planiranje zaliha.
- Pregovaranje o cijenama: Ako se cijena promijenila od zadnjeg PRICAT-a, dobavljač koristi ORDRSP za komunikaciju nove cijene, ostavljajući kupcu opciju da potvrdi ili otkaže narudžbu.
Primjer isječka
UNH+1+ORDRSP:D:96A:UN:EAN008'
BGM+231+RSP-2024-00789+4'
DTM+137:20240311:102'
RFF+ON:PO-2024-00456'
NAD+SU+4012345000010::9'
NAD+BY+5412345000013::9'
LIN+1+5+4012345000027:SRV'
QTY+21:500:PCE'
DTM+2:20240320:102'
PRI+AAA:25.50'
LIN+2+7+4012345000034:SRV'
QTY+21:150:PCE'
FTX+AAA+++Dostupno samo 150 od trazenih 200 komada'
UNS+S'
UNT+13+1'Razmatranja za implementaciju
Vaš sistem mora biti sposoban obraditi sve tri vrste odgovora i reagovati na nivou pojedinačnih stavki. Kod djelimičnog prihvatanja, sistem treba ažurirati otvorenu narudžbu tako da odražava potvrđene količine i datume, zadržavajući preostale količine kao neispunjene stavke za kasniju obradu ili otkazivanje.
Definirajte jasna poslovna pravila za automatsku obradu ORDRSP-a. Na primjer, ako dobavljač predloži cijenu višu od naručene za više od 5%, sistem može automatski odbiti tu stavku i obavijestiti nabavnog menadžera. Za manje odstupanja u količini, sistem može automatski prihvatiti izmjenu.
Implementirajte praćenje vremena odgovora. Ako dobavljač ne pošalje ORDRSP u dogovorenom vremenskom okviru (obično 24-48 sati), sistem treba automatski generisati upozorenje za nabavni tim kako bi se kontaktirao dobavljač i provjerio status narudžbe.