Pregled
INVOIC poruka je jedna od najšire implementiranih EDIFACT vrsta poruka u elektronskoj razmjeni podataka. Koristi je dobavljač (prodavac) za slanje fakture kupcu, sa detaljima o isporučenoj robi ili uslugama, dugovanim iznosima, primjenjivim porezima, uslovima plaćanja i referencama na povezane komercijalne dokumente poput narudžbenica i otpremnica.
Osim standardnih komercijalnih faktura, INVOIC vrsta poruke podržava i knjižna odobrenja, knjižna zaduženja, korektivne fakture, predračune i fakture koje izdaje kupac (samofakturisanje). Specifična funkcija se identificira u BGM (Početak poruke) segmentu koristeći kod naziva dokumenta — na primjer, kod 380 predstavlja standardnu komercijalnu fakturu, dok 381 predstavlja knjižno odobrenje.
INVOIC poruka igra centralnu ulogu u automatizaciji procesa obaveza prema dobavljačima. Kada se integriše u ERP sistem, dolazne INVOIC poruke se mogu upariti sa narudžbenicama (ORDERS) i potvrdama prijema (RECADV) kroz proces troslojnog uparivanja, omogućavajući automatsku obradu bez ručne intervencije.
Struktura poruke
INVOIC poruka je organizirana u sekciju zaglavlja, sekciju detalja sa stavkama i sekciju sažetka. Zaglavlje nosi informacije koje se odnose na cijelu fakturu — kao što su stranke, datumi, uslovi plaćanja i valuta. Sekcija detalja se ponavlja za svaku fakturisanu stavku, noseći identifikaciju proizvoda, količine, cijene i poreze na nivou stavke. Sekcija sažetka pruža ukupne iznose i cjelokupne poreske obračune.
Ključni segmenti
| Segment | Naziv | Namjena |
|---|---|---|
UNH | Zaglavlje poruke | Identificira vrstu poruke (INVOIC) i verziju direktorija |
BGM | Početak poruke | Navodi broj fakture i funkciju dokumenta (original, zamjena, odobrenje) |
DTM | Datum/Vrijeme/Period | Datum fakture, datum poreske tačke, datum isporuke, datum dospijeća |
RFF | Referenca | Veza sa brojem narudžbenice, brojem otpremnice, brojem ugovora |
NAD | Ime i adresa | Identificira kupca (BY), dobavljača (SU), primatelja fakture (IV) i mjesto isporuke (DP) |
CUX | Valute | Definiše valutu fakture i informacije o kursu |
PAT | Uslovi plaćanja | Navodi uslove plaćanja, uslove popusta i datume dospijeća |
LIN | Stavka | Identificira svaki fakturisani proizvod po GTIN-u, artiklu kupca ili šifri dobavljača |
QTY | Količina | Fakturisana količina, isporučena količina, vraćena količina |
MOA | Novčani iznos | Iznos stavke, ukupni iznos fakture, poreske iznose, iznose popusta/nadoplata |
PRI | Detalji cijene | Jedinična cijena (neto ili bruto) sa kvalifikatorom cijene |
TAX | Porez/Carina/Naknada | Stopa PDV-a, poreska kategorija i iznosi poreza na nivou zaglavlja i stavke |
ALC | Popust ili nadoplata | Popusti, doplate, troškovi prevoza i druga prilagođavanja |
UNS | Kontrola sekcije | Razdvaja sekciju detalja od sekcije sažetka |
UNT | Završetak poruke | Pruža broj segmenata i referentni broj poruke za provjeru integriteta |
Uobičajeni slučajevi korištenja
- Fakturisanje u maloprodaji: Dobavljači šalju INVOIC poruke maloprodajnim lancima nakon isporuke robe, referencirajući originalne ORDERS i DESADV poruke. Sistem trgovca vrši troslojno uparivanje (narudžba, prijem, faktura) prije odobravanja plaćanja.
- Samofakturisanje: U nekim industrijama, kupac generiše fakturu u ime dobavljača (obračun na osnovu prijema). INVOIC poruka sa odgovarajućim kodom funkcije se šalje od kupca ka dobavljaču.
- Knjižna odobrenja: Kada se roba vraća ili su potrebna prilagođavanja cijena, INVOIC knjižno odobrenje (BGM kod 381) referencira originalnu fakturu i navodi iznose odobrenja.
- Konsolidovano fakturisanje: Jedna INVOIC poruka može pokriti više isporuka ili narudžbenica uključivanjem višestrukih RFF referenci i odgovarajućih stavki.
- Prekogranična trgovina: Međunarodne fakture uključuju dodatne podatke kao što su carinski tarifni brojevi, zemlja porijekla i Incoterms kodovi unutar INVOIC strukture.
Primjer isječka
UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN008'
BGM+380+INV-2024-00123+9'
DTM+137:20240315:102'
RFF+ON:PO-2024-00456'
NAD+BY+5412345000013::9'
NAD+SU+4012345000010::9'
CUX+2:EUR:4'
LIN+1++4012345000027:SRV'
QTY+47:100:PCE'
PRI+AAA:25.50'
TAX+7+VAT+++:::19'
MOA+203:2550.00'
UNS+S'
MOA+86:3034.50'
MOA+176:484.50'
TAX+7+VAT+++:::19'
MOA+124:484.50'
UNT+16+1'Razmatranja za implementaciju
Prilikom implementacije INVOIC poruke, osigurajte da vaše mapiranje obrađuje različite kodove funkcije dokumenta u BGM segmentu — jedan interfejs obično mora procesirati fakture, knjižna odobrenja i knjižna zaduženja. Obrada poreza je posebno važna: TAX segment se može pojaviti i na nivou zaglavlja (odnosi se na cijelu fakturu) i na nivou stavke (odnosi se na pojedinačne artikle), a vaša logika mora ispravno agregirati poreske iznose u sekciji sažetka.
Popusti i nadoplate (ALC segmenti) dodaju složenost jer se mogu pojaviti na nivou zaglavlja, na nivou stavke ili na oba nivoa. Popusti na nivou zaglavlja se proporcionalno primjenjuju na sve stavke, dok se popusti na nivou stavke primjenjuju samo na tu konkretnu stavku. Vaša logika obračuna mora uzeti u obzir obje mogućnosti kako bi se poklopila sa ukupnim iznosima dobavljača.
Povezane vrste poruka
- ORDERS — Narudžbenica na koju se faktura poziva
- DESADV — Otpremnica koja potvrđuje isporuku fakturisane robe
- RECADV — Potvrda prijema koja potvrđuje prijem, koristi se u troslojnom uparivanju
- REMADV — Avizo doznake poslan uz plaćanje koje referencira ovu fakturu
- CONTRL — Sintaksna potvrda primljene razmjene fakture