EU Direktiva o e-fakturisanju

Direktiva Evropske unije 2014/55/EU o elektronskom fakturisanju u javnim nabavkama predstavlja prekretnicu za digitalnu razmjenu poslovnih dokumenata u Evropi. Usvojena 2014. godine i u potpunosti primjenjiva od aprila 2020., direktiva zahtijeva od svih ugovornih organa i subjekata širom država članica EU da budu u mogućnosti primiti i obraditi elektronske fakture koje su usklađene sa Evropskim standardom za elektronsko fakturisanje.

Evropski standard: EN 16931

U srcu direktive nalazi se Evropski standard EN 16931, koji definiše semantički model podataka za osnovne elemente elektronske fakture. Ovaj standard osigurava da e-faktura kreirana u jednoj državi članici može biti razumljiva i obrađena u bilo kojoj drugoj, bez obzira na specifičnu sintaksu ili korištenu tehnologiju. Standard specificira obavezne i opcione elemente podataka, poslovna pravila za validaciju i odnose između polja fakture.

Dvije primarne sintakse su priznate prema EN 16931: Universal Business Language (UBL) 2.1 i UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII). Organizacije mogu koristiti bilo koju sintaksu sve dok su njihove fakture usklađene sa semantičkim modelom podataka definiranim standardom. Većina EU zemalja usvojila je jednu ili obje sintakse, pri čemu je UBL šire korišten u praksi.

Opseg i vremenski okvir

Opseg direktive pokriva sve javne nabavke iznad i ispod pragova EU nabavki. Centralni vladini organi bili su dužni uskladiti se do aprila 2019., dok su subcentralni ugovorni organi i subjekti imali rok do aprila 2020. Mnoge države članice proširile su mandat izvan javnih nabavki, zahtijevajući e-fakturisanje za B2G (business-to-government) transakcije općenito i, u nekim slučajevima, i za B2B transakcije.

Italija je postala prva EU zemlja koja je propisala obavezno B2B e-fakturisanje 2019. godine putem svog Sistema di Interscambio (SDI) sistema. Francuska je najavila postupno uvođenje obaveznog B2B e-fakturisanja. Poljska, Njemačka i Španija su u različitim fazama implementacije svojih zahtjeva. Očekuje se da će se ovaj trend obaveznog B2B e-fakturisanja nastaviti širom EU.

Uticaj na EDI

Za organizacije koje već koriste EDI za razmjenu faktura, direktiva ne zamjenjuje postojeće procese, ali uvodi dodatne zahtjeve. Tradicionalne EDIFACT INVOIC poruke možda trebaju koegzistirati sa fakturama usklađenim sa EN 16931 za partnere iz javnog sektora. Mnoge organizacije usvajaju dvojni pristup, održavajući svoje uspostavljene EDI kanale za partnere iz privatnog sektora dok dodaju PEPPOL ili povezivanje sa nacionalnom platformom za e-fakturisanje za vladine transakcije.

EDI platforme i pružaoci usluga odgovorili su dodavanjem podrške za UBL i CII formate uz tradicionalne EDI standarde. Translacija između EDIFACT-a i UBL-a sada je uobičajena mogućnost, omogućavajući organizacijama da nastave koristiti svoj preferirani interni format dok ispunjavaju zahtjeve direktive za odlazne fakture prema kupcima iz javnog sektora.

Priprema za usklađenost

Organizacije koje trguju sa subjektima javnog sektora EU trebaju procijeniti svoje trenutne procese fakturisanja i identificirati koji poslovni partneri spadaju pod direktivu. Ključni koraci uključuju procjenu da li vaša postojeća EDI platforma podržava UBL ili CII izlaz, povezivanje na relevantnu nacionalnu ili PEPPOL infrastrukturu za e-fakturisanje i osiguranje da vaši podaci o fakturi uključuju sva obavezna polja koja zahtijeva EN 16931. Testiranje sa prijemnim organima prije puštanja u rad je neophodno jer se pravila validacije strogo provode.